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Mai/Jun 2009

Viajando na tecnologia

Na hora de cortar custos, as empresas descobrem as reuniões virtuais

Chambers, da Cisco,

Viajar a trabalho ou fazer uma reunião virtual, tipo teleconferência, eis a questão. Em tempos de crise e vacas magras, a escolha nada tem de shakespeariana: diz respeito a controle de custos, respeito à etiqueta corporativa e ao bom relacionamento com parceiros e novos interlocutores.

As opções são claras: de um lado, a tecnologia que desenvolveu a videopresença, uma sofisticada forma de reunião que dá aos participantes de diferentes locais a sensação de estar lado a lado. Do outro, a viagem de negócios, que transporta o executivo a outro ponto do país ou do planeta para falar com seus pares olho no olho.

Qual destes dois modelos vai prevalecer? Não há resposta fácil, ainda mais em época de mudança de hábitos. Argumentos convincentes fazem o pêndulo oscilar para qualquer dos extremos opostos, dependendo da ocasião, do motivo do encontro e do custo.


Telepresença

Diante da necessidade de as empresas cortarem gastos operacionais, entre eles viagens de trabalho – terceiro maior custo corporativo – a até agora impopular alternativa da videoconferência foi desengavetada. Ou melhor, teve seu retorno acelerado, enquanto novas tecnologias virtuais continuam em evolução.

 A videoconferência, agora turbinada com melhorias significativas, como a utilização da banda larga em alta definição aliada à promessa de em futuro próximo incorporar recursos tão sofisticados como a holografia, ainda em protótipo, ganhou até nome mais charmoso: telepresença.

O mundo sentiu o gostinho da holografia na célebre cena em que a imagem tridimensional da princesa Leia se materializa diante do mestre Jedi no filme Guerra nas Estrelas
, e ela diz: “Obi-wan, you’re my only hope
”.


Imagens no espaço

Nas eleições americanas de novembro passado, o âncora da CNN Wolf Blitzer, em Atlanta, conversou com a imagem digital da repórter Jessica Yellin, em Chicago, como se ela estivesse de pé diante dele no estúdio. Mas não era uma imagem holográfica, já que esta é projetada no espaço.

Na verdade, Blitzer falava com o vazio – só os telespectadores viam ambos, com a imagem da repórter formada pelo processo tomográfico, ou seja, capturada de todos os lados, processada por computador e inserida na imagem principal, como acontece nos efeitos especiais de Hollywood.

Para que o CEO da Cisco Systems, John Chambers, pudesse participar de algum modo do evento Cisco Networkers no ano passado, em São Paulo, usou-se técnica igualmente digital, mas um pouco diferente. Apresentado por Pedro Ripper, então CEO no Brasil, Chambers “apareceu” no palco em forma de imagem de alta definição projetado num suporte invisível para o público. Mas é um sistema híbrido, à espera da tecnologia de baixo custo que permita a uma imagem se concretizar no espaço de forma tridimensional.


Economia nas viagens

Já a tecnologia de videopresença existe há 30 anos, segundo explica o veterano jornalista especializado em telecomunicações Ethevaldo Siqueira. Só que, por implicar custos altos demais, o uso ficou restrito às grandes corporações.

“Hoje, as significativas reduções dos custos digitais de longa distância viabilizaram a utilização do recurso por mais empresas”, diz Siqueira.

Numa nota postada em seu site recentemente, a revista inglesa
The Economist cita o exemplo da British Telecom. A operadora de telefonia britânica obteve uma economia anual de US$ 355 milhões graças ao uso eficiente de teleconferências.

Em 2007, um total de 107 000 funcionários participou desse tipo de conferência — seja por meio de áudio, web e vídeo —, com uma média de 12 participantes por sessão. O esforço da empresa no sentido de coibir viagens desnecessárias resultou numa redução de cerca de 70% dos gastos com transporte aéreo e hospedagem nos últimos 12 meses.


Juntos, ou quase

Uma reunião de telepresença realmente impressiona. Tome-se o exemplo da sala montada para esse fim na sede da Philips, em São Paulo.

Graças
a recursos avançados de imagem e de som resultantes de um acordo mundial que combina equipamentos da Cisco com serviços de comunicação da British Telecom, o ambiente ali é tão particular que dá aos participantes, mesmo separados por milhares de quilômetros de distância, a sensação de estar sentados em torno de uma única mesa de reuniões.

Metade dela é fisicamente real, com até seis participantes locais diante de uma parede com três telas. Basta acionar uma tecla do telefone para os demais integrantes do outro lado completarem,
através das telas, a meia-lua faltante da mesa.

Para ampliar a sensação de que estão todos no mesmo lugar, até a cor das paredes das salas usadas nas  duas pontas da ligação é igual. A sala de telepresença da Philips em São Paulo é idêntica às usadas na Holanda, Hong Kong, EUA, Japão e nas demais subsidiárias da empresa.


Tela de 60 polegadas

Na Cisco, o conceito de telepresença baseia-se em dois pilares. “O primeiro é oferecer alta qualidade de imagem e som, e o segundo, simplicidade operacional”, explica Fernando Lucato, gerente de desenvolvimento de negócios de comunicações unificadas da companhia.

A imagem em tamanho real de cada participante aparece em telas de LCD de 60 polegadas de alta definição, combinada com o som espacial que simula a emissão de voz em múltiplos canais do local onde cada um se senta, com transmissão em banda larga.

Para dar início à reunião, é preciso apenas apertar uma tecla, do mesmo modo como se usa o controle remoto para ligar a televisão.  Para ilustrar a boa aceitação da nova tecnologia, Lucato cita a experiência da própria Cisco, que ampliou a utilização das teleconferências de 3%, quando a velocidade de transmissão era 15 vezes mais baixa, para até 70% das ocasiões.


O mundo
em São Paulo

A
Philips, que batizou esse tipo de reunião digital de connect meeting, segue trajetória semelhante. Transformou São Paulo em ponto central das comunicações da empresa para o Brasil e países vizinhos. Isso faz com que um profissional que trabalha em Manaus ou Buenos Aires, em vez de viajar até a Europa, por exemplo, mobilize-se apenas até São Paulo para uma sessão de telepresença.

“A gente até esquece que está falando com máquina e se concentra nas pessoas e no conteúdo das reuniões”, diz Ronald Eikelenboom, CFO da Philips para a América Latina. Segundo ele, no entanto, o recurso tecnológico não eliminou todas as viagens de negócios da empresa, feitas agora de forma muito mais seletiva.

A meta da Philips, explicada em campanha interna, é não só ampliar o número e a qualidade das reuniões virtuais, como também aumentar a produtividade com reuniões a distância.


Contato estratégico

A favor da telepresença, há ainda um benefício adicional. “O sistema integra também outros profissionais da empresa, que em outras circunstâncias não costumam viajar”, diz Marcos Barcellos, diretor de marketing da Cisco. “Isso faz com que se aproximem mais de seus pares em outras localidades e outras instâncias.”

Há, no entanto, limites práticos para reuniões de telepresença, que claramente não resolvem todos os problemas de comunicação de uma empresa. Exemplos: quando se trata de apresentação para grandes grupos em auditório, convenção de vendas, lançamento de um produto ou no caso de um primeiro contato estratégico, a interação pessoal e os demais sentidos humanos, além da visão e audição, ainda são essenciais.
 
“Em muitos casos, viajar é inevitável, dada a importância do contato humano no relacionamento de negócios”, diz Eikelenboom, da Philips. “Mas desde que o profissional aproveite a viagem para mais de um encontro, e quem sabe a complemente com outras atividades, como cursos, otimizando tempo e custos.”


Telas de aluguel 

Deise Fukamati, diretora da Amana-Key, importante empresa de desenvolvimento  e educação de líderes, concorda com Ronald Eikelenboom  quanto a situações em que a interação  humana é insubstituível. “É ao vivo que se percebem nuances e o lado não verbal das pessoas”, diz Deise. “Só as dinâmicas presenciais fornecem um feedback confiável sobre a atitude dos  participantes.”

O alto custo para equipar uma sala de telepresença faz com que o recurso não esteja ao alcance de todos. O investimento pode ficar entre US$ 40 mil, para uma a duas pessoas, e US$ 700 mil, para até 18 participantes.

“Vale a pena desde que se use o equipamento em larga escala”, afirma Vivianne Martins, presidente da ABGEV, associação que congrega os gestores de viagens corporativas. Por isso, operadoras de telefonia começam a se interessar em oferecer salas de telepresença para aluguel, como já faz a indiana Tata na Índia.

 

Ganho ambiental

Viajar ou fazer reuniões virtuais não se decide mais apenas com base em fatores econômicos. Questões ambientais têm levado algumas empresas a optar pela telepresença como forma de preservar o planeta.

Quem define bem o assunto é a IBM, por meio de uma iniciativa global que chamou de Smarter Planet. De um lado, a pressão crescente provocada pela economia, concorrência, demanda do consumidor e novas tecnologias obriga as empresas a se tornar mais ágeis e eficientes. Mas, como a natureza dá fortes sinais de exaustão, não dá mais para transportar profissionais, clientes e parceiros de um lado para outro com a intensidade de antes.

Só o congestionamento nas estradas americanas custa US$ 78 bilhões por ano e desperdiça 11 bilhões de litros de combustível poluidor. Em Nova York, 45% do tráfego em algumas ruas é devido a carros zanzando atrás de uma vaga.


Trabalho remoto
 
Na IBM e em outras grandes corporações, busca-se adotar alternativas que evitem às pessoas sair de casa e do escritório para encontros de trabalho.  O resultado dessa política é notável: 42% dos seus funcionários em todo o mundo já trabalham remotamente.

No Brasil, cerca de 3 mil dos 17.400 colaboradores também fazem  isso – 780 deles em  casa e os demais em  instalações de clientes ou parceiros. “O trabalho está sendo definido muito menos como o lugar para onde você vai, mas sim por aquilo que você faz”, diz Manzar Feres, vicepresidente de comunicações da IBM para a América Latina.

Mas, ao contrário do que se pensa, as pessoas não estão se isolando. O contato humano tem aspectos insubstituíveis e, na prática, a tecnologia se tornou um poderoso meio de aproximar pessoas.

“É raro encontrar quem não faça parte de redes sociais online, como Facebook, Myspace ou LinkedIn”, disse numa entrevista recente Sebastien Tondeur, executivo  da MCI, a maior empresa de eventos corporativos do mundo. “Mas quanto mais as pessoas interagem online, mais querem se aproximar uma das  outras na vida real, seja para viajar, jogar tênis, participar de seminários ou simplesmente se integrar.”


Contatos valorizados

O fenômeno, segundo Tondeur, já foi captado por portais como o Meetup, que facilitam encontros de grupos em vários locais. Com o lema “Talvez seja hora de menos cara-para-a-tela e mais cara-a-cara”, as redes sociais online se tornaram facilitadores de interações pessoais e ajudam a construir comunidades e redes de relacionamento ao vivo.

De fato, a recessão global pode ter restringido o número de encontros de negócios, mas em épocas de crise o valor do contato físico acaba adquirindo outra dimensão. Em momentos de mudanças, aproximar fisicamente as pessoas para difundir inovações e motivar para o bom desempenho é fundamental para o sucesso das organizações. Mesmo com novas tecnologias, como a telepresença, as viagens profissionais, ainda que em menor volume, serão indispensáveis por um bom tempo.

fotos: Divulgação



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